Работа с клиентом
Поручение, согласование условий, получение сведений о грузе и передача результатов оказания услуги.
Электронный документооборот транспортной экспедиции
Электронные перевозочные документы для экспедиторов
Поможем определить роли и состав документов, настроить взаимодействие с клиентами и перевозчиками, подготовить подписи и полномочия, организовать работу через веб-интерфейс, 1С, TMS или API.
- Перевозочные и экспедиторские документы
- Корректное разделение ролей и полномочий
- Обмен с клиентами, перевозчиками и другими участниками
Ответим в рабочее время: +7 950 951-2-159 · admin@roccos.ru
Какие процессы нужно проанализировать
Для экспедитора недостаточно настроить только транспортную накладную: состав электронного обмена зависит от договорной и операционной модели.
Привлечение перевозчиков
Передача задания, согласование транспорта и водителя, контроль исполнения перевозки.
Организация перевозки
Связь документов, участников, маршрутов, статусов и идентификаторов по каждой сделке.
Приём и передача груза
Определение ответственных лиц и последовательности действий при погрузке и выгрузке.
Складские операции
Учитываются, если экспедитор принимает груз, организует хранение или выполняет связанные операции.
Расчёты и архив
Получение завершённых документов, контроль статусов и передача данных в учётный контур.
Какие документы могут использоваться
Окончательный перечень определяется только после анализа договоров, ролей и фактического процесса.
Экспедиторские документы
Документы, связанные с поручением экспедитору, выполнением поручения и другими операциями транспортной экспедиции.
Транспортная накладная
Используется в процессе перевозки груза и последовательно заполняется соответствующими участниками.
Заказы и заявки
Применяются в зависимости от организации перевозки, договорной схемы и используемых видов документов.
Не включаем документы в проект автоматически: сначала проверяем, какие из них действительно относятся к вашему процессу и в какой роли действует компания.
Роль экспедитора в электронном обмене
Одно и то же юридическое лицо может участвовать в разных схемах, поэтому действия нужно разделять по конкретным сделкам.
- определяем экспедитора как отдельного участника документооборота;
- проверяем возможное совмещение ролей в конкретных перевозках;
- фиксируем, от чьего имени сотрудник выполняет каждое действие;
- разделяем документы клиента, экспедитора и привлечённого перевозчика;
- настраиваем права доступа и маршруты согласования;
- связываем документы и статусы с заказами в учётной системе.
Взаимодействие с клиентами и перевозчиками
До рабочего запуска проверяем не только внутреннюю готовность экспедитора, но и обмен с основными контрагентами.
- Определяем участниковклиент, экспедитор, грузоотправитель, перевозчик, получатель и другие стороны
- Согласуем реквизитыорганизации, подразделения, ответственные сотрудники и контактные данные
- Фиксируем документыкто создаёт, проверяет, подписывает и получает каждый документ
- Проверяем операторовучитываем используемые решения и необходимость межоператорского взаимодействия
- Проводим тестовый обменпроверяем документы, подписи, статусы, ошибки и завершение процесса
Подписи, полномочия и МЧД
Для каждого документа определяем, кто вправе действовать от имени экспедитора и где выполняется подписание.
Подписанты
Составляем перечень руководителей и сотрудников, которые создают, проверяют или подписывают документы.
Полномочия
Проверяем основание действий каждого сотрудника и необходимость машиночитаемой доверенности.
Сценарий подписания
Определяем используемое решение, последовательность подписей и обработку ошибок.
Способы работы экспедитора
Подключение выбирается с учётом числа сделок, документов, контрагентов и используемой информационной системы.
Веб-интерфейс
Для ручной работы с небольшим объёмом документов без доработки учётной системы.
Интеграция с 1С
Для формирования документов из учётных данных и автоматического получения статусов.
Подробнее о 1СAPI
Для автоматизации обмена между системой экспедитора и информационной системой оператора.
Интеграция через APIСобственная TMS
Для компаний, которые ведут заказы, исполнителей, маршруты и статусы в транспортной системе.
Что потребуется для подключения
Собираем сведения о бизнес-процессе и техническом контуре до оценки работ.
Организации
Юридические лица, филиалы, подразделения и реквизиты.
Договорные схемы
Типовые отношения с клиентами, перевозчиками и другими исполнителями.
Роли
Функции компании в каждой схеме и возможное совмещение ролей.
Документы
Используемые перевозочные и экспедиторские документы.
Пользователи
Ответственные сотрудники, подписанты и администраторы.
Подписи
КЭП, полномочия и МЧД для предусмотренных действий.
Информационные системы
1С, TMS, ERP или собственные решения, участвующие в обмене.
Контрагенты
Основные клиенты, перевозчики и используемые ими операторы.
Этапы запуска электронного обмена
Анализ
Изучаем договорные схемы, роли, документы, пользователей и системы.
Проектирование
Определяем способ подключения, маршруты, подписи и точки интеграции.
Настройка и тест
Настраиваем решение и проверяем обмен с клиентами и перевозчиками.
Рабочий запуск
Обучаем сотрудников, запускаем реальные операции и сопровождаем старт.
Исключения и бумажное оформление
В отдельных предусмотренных законодательством случаях может применяться бумажное оформление. Возможность использования исключения нужно проверять для конкретного документа, операции и обстоятельств.
Важно. Не рекомендуем строить рабочий процесс на общем предположении о допустимости бумаги. До принятия решения необходимо проверить актуальные нормативные требования и применимость исключения к конкретной ситуации.
Вопросы экспедиторов
Какие электронные документы могут потребоваться экспедитору?
Состав документов определяется фактическим процессом и ролью компании. Могут использоваться электронные экспедиторские документы, транспортная накладная, заказы, заявки и другие предусмотренные для конкретной перевозки документы.
Может ли экспедитор одновременно выполнять другую роль?
В отдельных процессах компания может совмещать функции экспедитора с другими ролями. До настройки важно определить, от чьего имени совершается каждое действие, кто заполняет сведения и на каком основании подписывает документ.
Нужна ли экспедитору интеграция с учётной системой?
Интеграция полезна при большом объёме документов, работе по множеству заказов и наличии данных в 1С, TMS, ERP или собственной системе. При небольшом объёме можно начать с веб-интерфейса.
Как организовать обмен с клиентами и перевозчиками?
До запуска согласуются роли сторон, реквизиты, виды документов, порядок подписания и используемые операторы. Затем проводится тестовый обмен с основными участниками и проверяются статусы документов.
Какие подписи и полномочия нужны сотрудникам экспедитора?
Для каждого документа и действия определяется подписант. Проверяются электронные подписи сотрудников, основания полномочий и необходимость машиночитаемой доверенности, если сотрудник действует от имени организации.
Можно ли работать с контрагентами другого оператора?
Возможность обмена зависит от поддерживаемого межоператорского взаимодействия, вида документа и выбранных решений. Эти условия необходимо проверить до рабочего запуска.
От чего зависят стоимость и срок подключения экспедитора?
Расчёт зависит от числа организаций и пользователей, видов документов, количества ролей и сценариев, объёма операций, способа подключения, необходимости интеграции и готовности клиентов и перевозчиков к обмену.
Получить расчёт для экспедитора
Опишите роли, документы и используемую систему — предложим вариант подключения и состав работ.
Связаться напрямую
- Телефон
- +7 950 951-2-159
- admin@roccos.ru
- Время работы
- ПН–ВС, 09:00–18:00
Для предварительной оценки укажите роли компании, виды документов, объём операций, учётную систему и основных контрагентов.