Электронный формат действует
Компаниям важно не только выбрать сервис, но и организовать роли, подписание и действия сотрудников в реальном процессе перевозки.
Обязательный электронный формат действует с 1 сентября 2026 года
Как подготовиться и начать работу с ЭТрН
Пошагово определим роли и документы, выберем способ подключения, подготовим подписи, пользователей и справочники, проведём тестовый обмен и поможем выйти в рабочий режим.
- Для компаний, которые начинают или завершают подключение
- Веб-интерфейс, интеграция с 1С или API
- От проверки готовности до первых рабочих перевозок
Обсудить подготовку: +7 950 951-2-159 · admin@roccos.ru
Что изменилось с 1 сентября 2026 года
Федеральный закон № 140-ФЗ закрепил обязательный переход на электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года. Требования применяются с учётом вида документа, перевозки и нормативно установленных исключений.
Обмен идёт через оператора
Сведения направляются в ГИС ЭПД через информационную систему оператора, включённого в реестр Минтранса России.
Есть отдельные исключения
Приказ Минтранса России от 1 июня 2026 года № 262 определяет случаи бумажного оформления транспортной накладной, заказа и заявки.
Наличие исключений не следует оценивать по общему описанию. Перед выбором бумажного сценария нужно проверить действующую норму применительно к конкретному виду перевозки и обстоятельствам.
Пошаговый план подключения ЭТрН
Последовательность помогает не начинать с покупки тарифа или разработки интеграции до того, как определён рабочий процесс.
- Шаг 1. Определить роли компаниигрузоотправитель, перевозчик, грузополучатель, экспедитор или совмещение нескольких ролей
- Шаг 2. Определить документыкакие перевозочные и экспедиторские документы используются в ваших операциях
- Шаг 3. Описать текущий процесскто создаёт, проверяет и подписывает документы, что делает водитель, как исправляются ошибки
- Шаг 4. Выбрать способ работывеб-интерфейс, интеграция с 1С или обмен через API
- Шаг 5. Подготовить подписи и полномочияпроверить сертификаты подписантов и оформить МЧД, когда она требуется
- Шаг 6. Подготовить пользователей и справочникиорганизации, подразделения, сотрудники, водители, транспорт, адреса и контрагенты
- Шаг 7. Проверить контрагентовготовность к обмену, используемых операторов и необходимость межоператорского взаимодействия
- Шаг 8. Выполнить тестовый обменпроверить создание, отправку, подписание, статусы, завершение и ошибочные ситуации
- Шаг 9. Обучить сотрудников и водителейвыдать короткие инструкции и назначить ответственных за поддержку рабочего запуска
Шаг 1. Определите роли в перевозке
Одна компания может выполнять несколько ролей. Для каждой роли различаются данные, действия и ответственность сотрудников.
Грузоотправитель
Инициирует оформление, передаёт сведения о сторонах, грузе, погрузке и условиях перевозки.
ЭТрН для грузоотправителейПеревозчик
Работает со сведениями о транспортном средстве и водителе, выполняет действия в ходе перевозки.
ЭТрН для перевозчиковГрузополучатель
Участвует в приёмке груза и выполняет предусмотренные сценарием действия с документом.
Обсудить сценарий получателяЭкспедитор
Организует взаимодействие с клиентами и перевозчиками с учётом применимых экспедиторских документов.
Документы для экспедиторовШаги 2–3. Определите документы и опишите процесс
До настройки сервиса полезно разобрать один реальный маршрут документа от создания до завершения перевозки.
Создание
На основании какого заказа, заявки или учётного документа формируются сведения и кто отвечает за их полноту.
Проверка и подписание
Кто согласует данные, кто подписывает от имени организации и какие полномочия нужны сотруднику.
Действия в рейсе
Что делает водитель при погрузке, перевозке и выгрузке, какое устройство использует и куда обращается при ошибке.
Контроль статусов
Кто отслеживает действия других участников и незавершённые документы.
Исправления
Как сотрудники обнаруживают ошибку, кто принимает решение и какой предусмотренный сценарием способ применяется.
Архив и учёт
Как идентификатор ЭТрН связывается с рейсом, заказом, реализацией и другими документами компании.
Шаг 4. Выберите способ подключения
Начать можно с простого сценария и перейти к автоматизации после проверки процесса.
Веб-интерфейс
Подходит для быстрого запуска и небольшого объёма: сотрудники создают, проверяют и подписывают документы в браузере.
Уточнить возможности веб-сервисаИнтеграция с 1С
Снижает повторный ввод, передаёт данные из учётной системы и возвращает статусы документов.
Интеграция с 1СИнтеграция через API
Используется для ERP, TMS, WMS и собственных систем, когда требуется управляемый автоматический обмен.
Интеграция через APIПрактический подход: если сроки ограничены, сначала запускают минимально достаточный процесс в веб-интерфейсе, а интеграцию планируют отдельным этапом после проверки ролей и маршрутов.
Шаг 5. Подготовьте подписи и полномочия
Недостаточно выдать доступ в сервис: каждое юридически значимое действие должно выполняться подходящим подписантом.
- составьте список сотрудников, которые создают, проверяют и подписывают документы;
- проверьте срок действия и принадлежность сертификатов электронной подписи;
- определите, кто действует от имени каждой организации и подразделения;
- оформите машиночитаемые доверенности там, где они требуются;
- отдельно согласуйте действия водителей и способ их идентификации;
- назначьте администратора, который управляет пользователями и правами;
- зафиксируйте порядок замещения отсутствующего подписанта.
Шаги 6–7. Подготовьте справочники и контрагентов
Большая часть ошибок при запуске связана не с интерфейсом, а с неполными реквизитами и несогласованными действиями участников.
Организации
Юридические лица, филиалы, подразделения, реквизиты и ответственные сотрудники.
Пользователи
Офисные сотрудники, склад, логисты, подписанты, администраторы и водители.
Транспорт
Транспортные средства, прицепы и сведения, используемые в документах.
Грузы и адреса
Номенклатура, единицы измерения, параметры груза, места погрузки и выгрузки.
Контрагенты
Реквизиты, роли, ответственные лица и готовность к электронному обмену.
Операторы
Уточнение используемых решений и необходимости межоператорского взаимодействия.
Маршруты
Типовые перевозки и различия между собственным транспортом, привлечёнными перевозчиками и экспедированием.
Объём
Число документов и подписаний для расчёта тарифа и нагрузки на сотрудников.
Шаги 8–9. Проведите тестирование и обучение
Рабочий запуск лучше проводить после проверки полного маршрута с реальными ролями, но без риска для основной операции.
- Выберите типовой маршрутконтрагент, груз, транспорт и сотрудники должны представлять обычную рабочую ситуацию
- Проверьте создание и отправкусведения должны пройти форматно-логический контроль и получить идентификатор
- Проверьте подписаниекаждый участник выполняет действие своей подписью и с необходимыми полномочиями
- Проверьте статусыответственные сотрудники видят движение документа и знают, когда требуется вмешательство
- Смоделируйте ошибкуневерные данные, смена водителя, отсутствие связи или незавершённое действие
- Подготовьте инструкциикороткие памятки отдельно для офиса, склада, диспетчера и водителя
- Назначьте поддержку запускаопределите, кто отвечает на вопросы и контролирует первые рабочие перевозки
Чек-лист готовности к работе с ЭТрН
Если на часть вопросов пока нет ответа, их можно включить в план подключения.
□ Роли определены
Понятно, в каком качестве участвует каждая организация.
□ Документы перечислены
Определены виды ЭПД для фактических операций.
□ Процесс описан
Назначены создатели, проверяющие и подписанты.
□ Способ подключения выбран
Веб, 1С или API соответствует объёму и задачам.
□ Подписи проверены
Сертификаты действуют, полномочия подтверждены.
□ Пользователи заведены
Настроены права сотрудников и водителей.
□ Справочники заполнены
Реквизиты, транспорт, адреса и грузы проверены.
□ Контрагенты готовы
Согласованы операторы и тестовый обмен.
□ Тест пройден
Проверен полный маршрут и обработка ошибок.
□ Сотрудники обучены
Есть инструкции и ответственные за поддержку.
□ Стоимость рассчитана
Учтены тарифы, подписи, настройка и интеграция.
□ Запуск спланирован
Назначены дата, участники и контроль первых рейсов.
Что делать, если компания не успела подключиться
Задача — не пытаться одновременно автоматизировать всё, а запустить законный и управляемый минимальный процесс, затем последовательно его улучшать.
- Проверить применимый сценарийроль компании, вид перевозки, документы и наличие нормативных исключений
- Выбрать оператора ИС ЭПДпроверить наличие в реестре и поддержку нужных документов
- Запустить веб-интерфейсесли интеграция не готова, начать с ручного создания и обработки документов
- Подготовить ключевых подписантовсначала обеспечить действия сотрудников, без которых документ не проходит маршрут
- Проверить одного основного контрагентапровести полный тест и исправить процесс до массового запуска
- Спланировать автоматизациюпосле стабилизации перейти к интеграции с 1С или API
Важно: использование бумажного документа возможно только при наличии применимого основания. Общая техническая неподготовленность компании сама по себе не должна считаться подтверждённым исключением.
От чего зависят срок и стоимость подготовки
Расчёт зависит не только от тарифа оператора, но и от фактического объёма организационных и технических работ.
Организации и роли
Количество юридических лиц, филиалов, участников и совмещаемых ролей.
Пользователи и водители
Число учётных записей, подписантов, устройств и необходимых инструкций.
Подписи и МЧД
Наличие сертификатов, готовность полномочий и порядок замещения сотрудников.
Объём документов
Число перевозок, титулов и действий, выполняемых вашей компанией.
Интеграция
Состояние 1С или другой системы, количество баз и требуемая автоматизация.
Контрагенты
Их готовность, используемые операторы и число тестируемых маршрутов.
Частые вопросы о подготовке к ЭТрН
С чего начать подключение ЭТрН?
Сначала определите роль компании в перевозке, используемые документы, ответственных сотрудников и текущий порядок работы. После этого можно выбирать оператора ИС ЭПД и способ подключения: веб-интерфейс, 1С или API.
Можно ли начать работу с ЭТрН без интеграции?
Да. Для минимально достаточного запуска можно использовать веб-интерфейс оператора, а интеграцию с 1С или другой системой выполнить позднее, когда рабочий сценарий уже проверен.
Какие электронные подписи и доверенности понадобятся?
Набор подписей и полномочий зависит от ролей и подписантов. Нужно определить, кто действует от имени организации, проверить действующие сертификаты и оформить машиночитаемые доверенности там, где они требуются.
Нужно ли подключать водителей к ЭТрН?
Если водитель участвует в предусмотренных сценарием действиях с документом, до запуска нужно определить способ его идентификации, устройство, доступ к связи, порядок действий в рейсе и резервную инструкцию при технических затруднениях.
Что делать, если контрагент работает через другого оператора?
До рабочего запуска нужно проверить возможность и условия межоператорского взаимодействия для конкретного вида документа, а затем провести тестовый обмен с основными контрагентами.
Можно ли после 1 сентября 2026 года использовать бумажные документы?
С 1 сентября 2026 года обязательный электронный формат действует в предусмотренных законодательством случаях. Для отдельных ситуаций установлены исключения, поэтому возможность бумажного оформления нужно проверять по действующим нормам применительно к конкретной перевозке.
Что делать, если компания не успела завершить подключение?
Нужно быстро определить применимый сценарий, проверить наличие исключений, выбрать оператора, запустить минимально достаточный процесс в веб-интерфейсе и затем планировать интеграцию и дальнейшую автоматизацию.
Сколько времени занимает подготовка?
Срок зависит от количества организаций, пользователей и водителей, готовности подписей и МЧД, состояния справочников, контрагентов и необходимости интеграции. Реальный план составляется после аудита.
Получить план подключения ЭТрН
Расскажите о роли компании, объёме перевозок и текущей системе. Подготовим последовательность действий под ваш сценарий.
Связаться напрямую
- Телефон
- +7 950 951-2-159
- admin@roccos.ru
- Время работы
- ПН–ВС, 09:00–18:00
Для первичного плана подготовьте роль компании, примерное число перевозок, список основных контрагентов и название используемой учётной системы.