Разовые перевозки
Перевозка выполняется по отдельной заявке в рамках рамочного договора: условия каждой отгрузки фиксируются документом.
Электронный перевозочный документ
Подключение электронных заказов-заявок
Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ) фиксирует договорённость о перевозке до её начала: грузоотправитель оформляет первый титул, перевозчик подтверждает заявку вторым и вносит сведения о водителе и транспортном средстве. Данные из ЭЗЗ можно использовать при формировании ЭТрН.
- два основных титула: отправитель и перевозчик
- сведения о водителе и автомобиле — в титуле перевозчика
- данные переносятся в электронную транспортную накладную
Задать вопрос: +7 950 951-2-159 · admin@roccos.ru
Чем заказ-заявка отличается от ЭТрН
Это разные документы с разными задачами. Заказ-заявка отвечает на вопрос «на каких условиях будет выполнена перевозка», транспортная накладная — «как фактически прошла перевозка груза».
| Параметр | Электронный заказ-заявка | Электронная транспортная накладная |
|---|---|---|
| Момент оформления | до перевозки, на этапе согласования | при приёме груза к перевозке и далее по маршруту |
| Назначение | заказ перевозки и подтверждение её принятия | подтверждение перевозки, приёма и сдачи груза |
| Основные участники | грузоотправитель и перевозчик | грузоотправитель, перевозчик, водитель, грузополучатель |
| Число титулов | два основных титула | несколько титулов по этапам перевозки |
| Результат | согласованные условия и назначенный транспорт | завершённая перевозка и подписанные сведения о доставке |
Подключение ЭЗЗ не заменяет подключение ЭТрН: это отдельные документы, каждый со своим форматом, сценарием подписания и учётом титулов в тарифном пакете.
Когда применяется ЭЗЗ
Электронный заказ-заявка удобен там, где перевозка согласуется отдельно от факта отгрузки, а условия важно фиксировать документом, а не письмом или мессенджером.
Работа с несколькими перевозчиками
Заявки направляются разным исполнителям, а подтверждение фиксирует, кто именно и на каких условиях принял перевозку.
Привлечение транспорта под конкретный груз
Требования к автомобилю, температурному режиму, погрузке и срокам согласуются до выезда машины.
Экспедиторские схемы
Экспедитор получает заявку от клиента и передаёт перевозку фактическому исполнителю, сохраняя электронный след договорённостей.
Подготовка к ЭТрН
Согласованные данные используются как основа титула грузоотправителя, что сокращает ручной ввод и число расхождений.
Переход на обязательный формат
Компании заранее переводят заявки в электронный вид, чтобы к моменту действия требований процесс был отработан.
Состав электронного заказа-заявки
В сервисе Контур.Логистика ЭЗЗ представляет собой документ из двух основных титулов: первый оформляет грузоотправитель, второй — перевозчик. Конкретный набор полей определяется утверждённым форматом и настройками решения.
Титул грузоотправителя
- реквизиты заказчика перевозки и перевозчика;
- дата и номер заказа-заявки, ссылка на договор;
- адреса и даты погрузки и выгрузки, маршрут;
- наименование, вид упаковки, масса и объём груза;
- требования к транспортному средству и погрузке;
- условия перевозки, оплаты и особые указания.
Титул перевозчика
- подтверждение принятия заявки к исполнению;
- сведения о транспортном средстве и прицепе;
- сведения о водителе, назначенном на перевозку;
- уточнения по срокам и условиям, если они согласованы;
- реквизиты подписанта и его полномочия.
Перед запуском согласуйте с контрагентами обязательные для вас поля: именно расхождения в реквизитах, единицах измерения и адресах чаще всего приводят к переоформлению документа.
Действия отправителя и перевозчика
Порядок работы простой и повторяемый: заявка формируется, направляется контрагенту, подтверждается и становится основой для ЭТрН.
1. Грузоотправитель формирует заявку
Заполняет условия перевозки, груз, маршрут и сроки, подписывает первый титул и направляет документ перевозчику.
2. Перевозчик рассматривает заявку
Проверяет маршрут, груз, требования к транспорту, сроки и условия оплаты, при необходимости уточняет детали.
3. Перевозчик подтверждает перевозку
Оформляет второй титул: указывает транспортное средство и водителя, подписывает документ электронной подписью.
4. Стороны переходят к ЭТрН
Согласованные данные используются при формировании электронной транспортной накладной на конкретную отгрузку.
Сведения о водителе и транспортном средстве
Эти данные вносит перевозчик, и именно они чаще всего переносятся в ЭТрН. Ошибки здесь заметны сразу — при погрузке и при проверке на маршруте.
Водитель
Фамилия, имя, отчество и предусмотренные форматом идентификационные сведения, необходимые для оформления перевозки.
Транспортное средство
Тип, марка, регистрационный знак, прицеп или полуприцеп, а также характеристики, влияющие на допуск к погрузке.
Замена водителя или машины
Если транспорт меняется после подтверждения заявки, порядок действий определяется настройками решения: уточнение документа или оформление нового.
Держите справочники водителей и транспорта в актуальном состоянии в учётной системе — это сокращает время оформления заявок и снижает число исправлений.
Связь ЭЗЗ с электронной транспортной накладной
Заказ-заявка и накладная работают в одной цепочке: сначала согласование условий, затем оформление фактической перевозки.
Перенос данных
Реквизиты сторон, маршрут, сведения о грузе, водителе и транспортном средстве могут использоваться при формировании титула грузоотправителя в ЭТрН.
Меньше ручного ввода
Однократно согласованные данные не набираются заново, что уменьшает количество опечаток и расхождений между документами.
Прозрачная история
По перевозке видно, на каких условиях она была согласована и как оформлена фактически — это удобно при разборе спорных ситуаций.
Подписание заказа-заявки
Каждый титул подписывается уполномоченным представителем стороны. До запуска важно определить подписантов и подтвердить их полномочия.
Квалифицированная подпись
Титулы подписываются КЭП организации или уполномоченного сотрудника в соответствии с требованиями к электронным перевозочным документам.
Машиночитаемая доверенность
Если подписант — не руководитель, оформляется МЧД с полномочиями на подписание перевозочных документов.
Роли и маршруты
Настраиваются ответственные за создание, согласование и подписание заявок, а также порядок замены сотрудника при отсутствии или увольнении.
Исправление ошибок в ЭЗЗ
Порядок зависит от состояния документа. Регламент лучше зафиксировать до старта, чтобы сотрудники не принимали решения по ситуации.
- Документ ещё не отправлензаявка правится в исходном виде до подписания и передачи контрагенту
- Документ отправлен, но не подтверждёнперевозчик может отказаться от заявки с указанием причины, отправитель оформляет корректный документ
- Документ подписан обеими сторонамиприменяется предусмотренный решением сценарий: уточнение, аннулирование или новый заказ-заявка
- Ошибка обнаружена после начала перевозкиоценивается влияние на ЭТрН и фактические условия отгрузки, действия согласуются с контрагентом
- Регламент внутри компанииопределяются ответственные, сроки реагирования и порядок информирования контрагента
Точный перечень доступных действий и их названия зависят от выбранного оператора ИС ЭПД и версии формата — уточните их на этапе тестового обмена.
Работа в веб-сервисе, 1С и через API
Способ работы выбирается по объёму заявок и по тому, где сейчас ведётся первичный ввод данных о перевозках.
Веб-интерфейс
Заявки создаются, подписываются и контролируются в браузере. Подходит для быстрого старта и небольшого потока перевозок.
- без доработки учётной системы;
- шаблоны частых маршрутов;
- контроль статусов в одном окне.
Интеграция с 1С
Заявка формируется из данных учётной системы, а статусы и подтверждения возвращаются обратно в 1С.
- единый источник данных о грузе и маршруте;
- перенос сведений в ЭТрН;
- меньше повторного ввода.
API для ERP, TMS и WMS
Собственная или корпоративная система обменивается документами и статусами с информационной системой оператора.
- автоматическая отправка заявок;
- обработка подтверждений и отказов;
- журналирование и мониторинг ошибок.
Расчёт подключения ЭЗЗ
Итоговая сумма зависит от количества подписываемых титулов, состава участников и выбранного способа работы.
Объём заявок
Среднее и максимальное количество заказов-заявок в месяц, ожидаемый рост в течение года.
Подписываемые титулы
Число титулов, которые подписывает именно ваша организация в каждом сценарии перевозки.
Подписи и полномочия
КЭП подписантов, машиночитаемые доверенности, настройка ролей и прав доступа.
Способ работы
Веб-интерфейс, интеграция с 1С или обмен по API, включая тестирование и обработку ошибок.
Ориентировочный объём пакетазаявок в год × число подписываемых титулов + титулы по ЭТрН + резерв
Частые вопросы об электронном заказе-заявке
Что такое электронный заказ-заявка (ЭЗЗ)?
Электронный заказ-заявка — это перевозочный документ, которым грузоотправитель заказывает перевозку груза, а перевозчик подтверждает её принятие. В сервисе Контур.Логистика ЭЗЗ состоит из двух основных титулов: первый оформляет грузоотправитель, второй — перевозчик.
Чем заказ-заявка отличается от транспортной накладной?
Заказ-заявка оформляется до перевозки и фиксирует договорённость о её выполнении: маршрут, сроки, характер груза, условия. ЭТрН оформляется в связи с фактической перевозкой и подтверждает приём груза к перевозке, доставку и сдачу грузополучателю.
Обязательно ли оформлять заказ-заявку в электронном виде?
Заказ или заявка входит в перечень перевозочных документов, переведённых в электронный формат. Для ряда случаев нормативными актами предусмотрены исключения и бумажное оформление, поэтому применимость требования нужно проверять для конкретного вида перевозки и договорной схемы.
Какие сведения указываются в ЭЗЗ?
Как правило, это стороны и их реквизиты, даты и адреса погрузки и выгрузки, характеристика груза, требования к транспортному средству, условия перевозки и оплаты, а также сведения о водителе и автомобиле, которые вносит перевозчик при подтверждении заявки.
Можно ли на основании ЭЗЗ сформировать ЭТрН?
Да, данные из электронного заказа-заявки могут использоваться при формировании электронной транспортной накладной: реквизиты сторон, маршрут, сведения о грузе, водителе и транспортном средстве переносятся в титул грузоотправителя без повторного ввода.
Кто подписывает электронный заказ-заявку?
Титулы подписывают уполномоченные сотрудники сторон квалифицированной электронной подписью. Если подписант действует не как руководитель организации, потребуется машиночитаемая доверенность с необходимыми полномочиями.
Что делать, если в заказе-заявке ошибка?
Порядок зависит от состояния документа: неподписанный или неотправленный документ обычно исправляется в исходном виде, а после подписания сторонами применяется предусмотренный решением сценарий отказа, аннулирования или оформления нового документа. Конкретные действия нужно уточнить у оператора.
Где можно работать с ЭЗЗ?
Оформлять и подписывать заказы-заявки можно в веб-интерфейсе оператора, в 1С через интеграцию или в собственной системе — ERP, TMS, WMS — через API. Выбор способа зависит от объёма перевозок и того, где ведётся первичный ввод данных.
Сколько стоит подключение ЭЗЗ?
Стоимость складывается из тарифного пакета подписанных титулов, электронных подписей и машиночитаемых доверенностей, работ по настройке, интеграции, обучению и сопровождению. Расчёт готовится после уточнения роли компании и объёма перевозок.
Подключить электронный заказ-заявку
Расскажите, как сейчас согласуются перевозки и в какой системе ведутся данные — предложим сценарий работы с ЭЗЗ и рассчитаем объём титулов.
Связаться напрямую
- Телефон
- +7 950 951-2-159
- admin@roccos.ru
- Время работы
- ПН–ВС, 09:00–18:00
Для оценки достаточно назвать примерное число заявок в месяц, количество перевозчиков, используемую учётную систему и подписантов.