Поручение экспедитору
Фиксирует поручение клиента экспедитору, участников, сведения о грузе и согласованные условия оказания услуг. В электронном процессе стороны последовательно подписывают предусмотренные титулы.
Подробнее о поручении экспедиторуДокументы, титулы и порядок электронного обмена
Электронные экспедиторские документы
Разбираем комплект документов для транспортной экспедиции: поручение экспедитору, экспедиторскую и складскую расписки, заказ-заявку и ЭТрН. Показываем, кто формирует титулы, в какой последовательности идет обмен и как связать документы с 1С, ERP или другой системой.
- отдельно от ролевой страницы для экспедиторов;
- связь документов в рамках одного заказа или рейса;
- веб-интерфейс, 1С и API для рабочего запуска.
Задать вопрос: +7 950 951-2-159 · admin@roccos.ru
Какие документы входят в процесс
Страница описывает документы и порядок обмена. Вопросы организации работы экспедиторской компании, подключения сотрудников и взаимодействия с перевозчиками раскрываются отдельно.
Экспедиторская расписка
Подтверждает принятие груза экспедитором от клиента или грузоотправителя. Обычно формируется после согласования поручения и фактической передачи груза.
Подробнее об экспедиторской распискеСкладская расписка
Используется в предусмотренном случае принятия груза экспедитором на складское хранение. Поддержку документа необходимо отдельно подтвердить для выбранного сервиса, тарифа и способа интеграции.
Заказ-заявка
Помогает согласовать условия организации автомобильной перевозки. Может предшествовать оформлению других документов и связываться с заказом, рейсом или перевозкой в учетной системе.
Электронная транспортная накладная
Сопровождает автомобильную перевозку и проходит собственный маршрут с действиями грузоотправителя, перевозчика, водителя и грузополучателя.
Подробнее об ЭТрНСвязанные документы
В зависимости от операции могут использоваться договор, заявки, акты, счета и сопроводительные файлы. Их не следует смешивать с регламентированными титулами ЭПД.
Фактический комплект определяется не названием компании, а договорной моделью и ролью в конкретной перевозке. Экспедитор может одновременно участвовать в нескольких связанных документооборотах.
Документальная и ролевая страницы решают разные задачи
Разделение помогает избежать повторов и вести посетителя к нужному сценарию.
/for-forwarders/ — процесс компании
- задачи экспедитора и сотрудников;
- работа с клиентами и перевозчиками;
- подключение контрагентов;
- контроль рейсов и статусов;
- эффект от перехода на ЭПД.
/forwarder-documents/ — документы
- назначение каждого документа;
- титулы и стороны обмена;
- последовательность оформления;
- связь поручения, расписки и ЭТрН;
- контроль комплектности и архив.
Типовая последовательность электронного обмена
Конкретная схема зависит от договора и перевозки, но для настройки удобно разложить процесс на последовательные события.
- 1. Согласование потребности в перевозкестороны определяют груз, маршрут, сроки, участников, стоимость и иные условия; при необходимости оформляется заказ-заявка
- 2. Формирование порученияклиент или уполномоченный составитель заполняет сведения поручения экспедитору и подписывает первый титул
- 3. Проверка экспедиторомэкспедитор получает документ, проверяет условия, при необходимости дополняет предусмотренные сведения и подписывает ответный титул
- 4. Согласование порученияпосле необходимых подписей стороны видят завершенный этап и могут использовать данные для следующих документов
- 5. Принятие грузапосле фактической передачи груза экспедитор формирует и подписывает экспедиторскую расписку
- 6. Организация перевозкиоформляется ЭТрН и другие необходимые перевозочные документы с участием отправителя, перевозчика, водителя и получателя
- 7. Завершение и архивсотрудники контролируют статусы, комплектность, печатные формы и связь документов с заказом, рейсом и расчетами
Важно: электронный документ следует создавать по фактическому событию. Например, экспедиторская расписка подтверждает принятие груза, а не только наличие согласованного поручения.
Титулы и действия участников
Для каждого этапа заранее назначаются составитель, проверяющий и подписант, а также резервный сотрудник.
Клиент или заказчик
Формирует условия поручения, указывает участников и сведения о грузе, проверяет документ и подписывает свой титул.
Экспедитор
Получает поручение, проверяет условия, выполняет предусмотренные действия, подтверждает согласование и после принятия груза подписывает расписку.
Составитель документа
В отдельных процессах сведения может заполнять уполномоченная сторона. При этом нужно корректно отразить участников, основание действий и порядок подписания.
Перевозчик и водитель
Участвуют в связанном документообороте ЭТрН и выполняют действия, относящиеся к фактической перевозке и передаче груза.
Грузополучатель
Выполняет предусмотренные действия при приемке в маршруте ЭТрН, но не заменяет клиента в экспедиторском документообороте без соответствующего основания.
Администратор системы
Настраивает пользователей и права, контролирует сертификаты, доверенности, доступ к организациям и обработку технических ошибок.
Как связать документы между собой
Связность нужна для поиска полного комплекта, контроля незавершенных этапов и автоматизации учета.
Номер заказа
Единый внутренний номер помогает собрать поручение, расписку, ЭТрН и коммерческие документы по одной операции.
Рейс или перевозка
Идентификатор рейса связывает документы с маршрутом, транспортом, водителем и фактическими событиями.
Исходный документ
Если следующий документ создается на основании предыдущего, связь и перенесенные данные следует сохранять в системе.
Идентификатор ЭПД
Полученные идентификаторы и статусы нужно возвращать в учетную систему и хранить рядом с внутренними реквизитами.
Контрагент и роль
Одинаковый контрагент может выступать в разных ролях, поэтому одного наименования организации недостаточно.
Груз и партия
Номенклатура, количество, места и характеристики должны согласованно передаваться между связанными документами.
Статус комплекта
Полезно контролировать не только каждый файл, но и готовность всего комплекта по заказу или рейсу.
Архив
Документы, подписи, служебные подтверждения и печатные формы должны быть доступны по общим параметрам поиска.
Как учитывать складскую расписку
Складскую расписку стоит показывать в обзоре как отдельный вид экспедиторского документа, но не заявлять ее доступность без проверки выбранного решения.
Когда применяется
Документ относится к ситуации, когда экспедитор принимает груз на складское хранение в рамках соответствующего процесса.
Что проверить
Наличие документа в веб-интерфейсе, 1С и API, поддерживаемый формат, роли, подписание, статусы и возможность выгрузки.
Как описывать на сайте
До подтверждения функциональности используйте нейтральную формулировку: возможность оформления уточняется для выбранного решения и тарифа.
Работа в веб-интерфейсе, 1С и через API
Способ подключения выбирают с учетом объема документов, места хранения исходных данных и требований к автоматизации.
Веб-интерфейс
Подходит для быстрого запуска и ручной обработки. Сотрудники создают документы, подписывают титулы, просматривают статусы и скачивают доступные формы в браузере.
Работа с ЭПД без интеграцииИнтеграция с 1С
Данные заказа и перевозки используются в привычной системе, а идентификаторы, входящие действия и статусы возвращаются в учетный контур.
Интеграция ЭПД с 1СИнтеграция по API
Подходит для ERP, TMS, WMS и собственных решений. Позволяет встроить создание, отправку, получение и мониторинг документов в корпоративный процесс.
API для электронных перевозочных документовЧто контролировать по комплекту документов
Ответственному сотруднику нужен единый список проверок, а не поиск каждого документа в разных папках и переписках.
- поручение создано для правильных организаций и ролей;
- обязательные титулы подписаны уполномоченными сотрудниками;
- условия поручения согласованы до выполнения соответствующих операций;
- расписка оформлена после фактического принятия груза;
- ЭТрН связана с тем же заказом, грузом и маршрутом;
- ошибки и отклонения не оставлены без обработки;
- документы доступны обеим сторонам и имеют ожидаемые статусы;
- печатные формы и электронный документооборот можно найти и выгрузить;
- идентификаторы сохранены в учетной системе;
- комплект готов для расчетов, проверки и архивного хранения.
Типовые ошибки при настройке
Большинство проблем связано с несогласованным процессом, ролями и исходными данными.
Смешение ролей
Сотрудник выбирает не ту организацию или роль, из-за чего документ направляется неверному участнику либо недоступен для подписания.
Неверная последовательность
Расписку пытаются оформить до согласования поручения или до фактического принятия груза.
Нет полномочий
У подписанта отсутствует подходящий сертификат, доверенность или право на действие в выбранной организации.
Разные данные о грузе
Наименование, количество, упаковка или адреса расходятся в поручении, расписке и ЭТрН.
Документы не связаны
В учетной системе отсутствуют общие номера заказа и рейса, поэтому комплект приходится собирать вручную.
Непроверенная функциональность
Проект планируют с документом или действием, которое не подтверждено для конкретного интерфейса либо интеграции.
Чек-лист подготовки экспедиторского документооборота
Проверьте организационную и техническую готовность до первой рабочей перевозки.
□ Договорная схема
Определены клиент, экспедитор, перевозчик и остальные участники.
□ Комплект документов
Перечислены ПЭ, ЭР, ЭТрН, заказ-заявка и другие нужные документы.
□ Титулы
Понятно, кто формирует, проверяет и подписывает каждый этап.
□ Полномочия
Проверены электронные подписи, доверенности и права пользователей.
□ Справочники
Заполнены организации, адреса, грузы, транспорт и сотрудники.
□ Связи
Определены номера заказа, рейса и правила хранения идентификаторов.
□ Интеграция
Выбран веб-интерфейс, 1С или API и подтверждена поддержка документов.
□ Контрагенты
Проверена готовность сторон и межоператорский обмен.
□ Тест
Пройден полный маршрут от поручения до завершения перевозки.
□ Ошибки
Есть инструкции для отказа, корректировки и технического сбоя.
□ Архив
Настроены поиск, выгрузка и контроль комплектности.
□ Поддержка
Назначены ответственные за первые рабочие операции.
Частые вопросы об экспедиторских документах
Какие документы относятся к экспедиторскому документообороту?
Основными экспедиторскими документами являются поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка. В общем процессе также могут использоваться заказ-заявка, электронная транспортная накладная и другие перевозочные документы. Конкретный комплект зависит от договора, роли компании и фактической схемы перевозки.
В какой последовательности оформляются поручение и экспедиторская расписка?
Обычно клиент формирует и подписывает первый титул поручения экспедитору, экспедитор проверяет условия и подписывает ответный титул. После согласования поручения и фактического принятия груза экспедитор может сформировать и подписать экспедиторскую расписку.
Кто подписывает поручение экспедитору?
В электронном обмене поручение включает действия обеих сторон: клиент или заказчик подписывает титул с условиями поручения, а экспедитор подтверждает принятие условий своим титулом. Точный состав подписантов и полномочий нужно определить до запуска.
Кто подписывает экспедиторскую расписку?
Экспедиторская расписка формируется и подписывается экспедитором после принятия груза. Клиент получает подписанный документ для просмотра; дополнительная подпись клиента в типовом сценарии не требуется.
Обязательно ли создавать экспедиторскую расписку из поручения?
Связанный сценарий удобен, потому что позволяет использовать сведения согласованного поручения и уменьшить повторный ввод. Возможность и порядок создания документа нужно проверять в выбранном сервисе и применительно к процессу компании.
Поддерживается ли электронная складская расписка?
Складская расписка предусмотрена в составе экспедиторских документов, однако ее фактическую доступность в конкретном интерфейсе, модуле или интеграции следует подтверждать у поставщика решения до запуска.
Чем заказ-заявка отличается от поручения экспедитору?
Заказ-заявка относится к организации автомобильной перевозки и согласованию условий между соответствующими участниками, а поручение экспедитору оформляется в рамках договора транспортной экспедиции между клиентом и экспедитором. В одной логистической цепочке могут применяться оба документа.
Можно ли работать с экспедиторскими документами в 1С или через API?
Да, если выбранное решение и используемая конфигурация поддерживают нужные документы и действия. До внедрения следует проверить создание титулов, подписание, получение статусов, печатные формы, архив, обработку ошибок и связь документов с заказом или рейсом.
Настроить обмен экспедиторскими документами
Расскажите о договорной схеме, документах и учетной системе. Поможем определить последовательность обмена и подходящий вариант подключения.
Связаться напрямую
- Телефон
- +7 950 951-2-159
- admin@roccos.ru
- Время работы
- ПН–ВС, 09:00–18:00
Для первичной консультации подготовьте пример одной перевозки, список участников, документы и название учетной системы.