Собственный груз и одно юрлицо
Если организация перевозит принадлежащий ей груз собственным транспортом без договора перевозки, транспортная накладная обычно не требуется.
Единый цифровой процесс для транспорта и перевозочных документов
ЭТрН и электронные путевые листы для собственного автопарка
Организуйте работу диспетчеров, водителей, медработников и механиков в едином процессе: оформляйте ЭПЛ, фиксируйте осмотры, одометр и ГСМ, а для перевозок по договору создавайте ЭТрН и контролируйте статусы рейса.
- электронный путевой лист от выпуска до возвращения;
- ЭТрН для перевозок, где заключается договор перевозки;
- интеграция с 1С, TMS, ERP и мобильным рабочим местом.
Задать вопрос: +7 950 951-2-159 · admin@roccos.ru
Когда собственному автопарку нужна ЭТрН
Наличие собственных автомобилей само по себе не определяет обязанность оформить транспортную накладную. Важна договорная модель конкретной перевозки.
Перевозка для другой компании
Если владелец автопарка оказывает перевозку по договору другому юридическому лицу, оформляется перевозочный документооборот с ролями грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя.
Группа компаний
Разные юридические лица внутри холдинга не следует автоматически считать одним участником. Нужно проверить договор, принадлежность груза и роль транспортной компании.
Не смешивайте документы: путевой лист оформляется для работы транспортного средства и водителя, а транспортная накладная подтверждает договор перевозки груза. В одном рейсе может быть нужен только ЭПЛ либо одновременно ЭПЛ и ЭТрН.
Задачи цифрового автопарка
Электронный процесс связывает подготовку автомобиля, допуск водителя, выполнение рейса и закрытие документов.
Планирование рейсов
Диспетчер назначает транспорт, водителей, срок действия документа, маршрут и связанные задания.
Электронный путевой лист
Участники последовательно заполняют и подписывают предусмотренные разделы ЭПЛ.
Медицинские осмотры
Медработник фиксирует результат предрейсового и при необходимости послерейсового осмотра.
Технический контроль
Механик или контролер вносит сведения о выпуске технически исправного транспортного средства.
Одометр и ГСМ
В процесс включаются показания при выезде и заезде, а при поддержке решения — топливо, остатки и заправки.
Перевозочные документы
Для коммерческих перевозок формируются ЭТрН и другие предусмотренные документы с привязкой к рейсу.
Участники электронного путевого листа
Права и подписи настраиваются отдельно для каждой роли и организации.
Диспетчер
Создает основной раздел, указывает организацию, транспортное средство, водителя, срок действия и параметры работы.
Медицинский работник
Проводит предусмотренный медицинский осмотр и подписывает сведения в пределах своих полномочий.
Механик или контролер
Проверяет техническое состояние и оформляет результат допуска транспортного средства к работе.
Одометрист
Фиксирует показания одометра при выезде с парковки и после возвращения транспортного средства.
Водитель
Получает сведения о документе, использует мобильный интерфейс и выполняет доступные ему действия.
Контролер документооборота
Следит за незавершенными разделами, ошибками подписания и своевременным закрытием ЭПЛ.
Как проходит рейс с электронным путевым листом
Типовая последовательность начинается до выхода автомобиля на линию и заканчивается после возвращения.
- 1. Создается задание на рейсв TMS, 1С или веб-сервисе выбираются автомобиль, водитель, период и маршрут
- 2. Диспетчер оформляет ЭПЛзаполняет основной раздел и подписывает его предусмотренной электронной подписью
- 3. Водитель проходит медосмотрмедицинский работник фиксирует результат предрейсового контроля
- 4. Автомобиль проходит техосмотрмеханик или контролер подтверждает техническую готовность транспортного средства
- 5. Фиксируется одометр при выездеуполномоченный сотрудник вносит показания перед началом движения
- 6. Водитель выполняет рейспри необходимости предъявляет сведения или QR-код и вносит доступные данные о ГСМ
- 7. Фиксируются возвращение и одометрв документ вносятся показания при заезде, заправки, остатки и другие поддерживаемые сведения
- 8. Завершаются обязательные действияпри необходимости проводится послерейсовый медосмотр, после чего документ переходит в архив
ЭТрН в рейсах собственного автопарка
Если автопарк выполняет перевозки по договорам, данные рейса можно повторно использовать в транспортных документах.
Данные автомобиля
Марка, регистрационный номер, прицеп и другие сведения подставляются из справочника транспорта.
Данные водителя
Водитель выбирается из назначения на рейс без повторного ручного ввода основных сведений.
Маршрут
Точки погрузки и выгрузки передаются из заказа, рейса или согласованного задания.
Участники перевозки
Грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель определяются договором и фактической организацией доставки.
Связанные задания
Один рейс может включать несколько заказов и документов, если это соответствует правилам оформления.
Статусы
Подписание и события ЭТрН возвращаются диспетчеру или логисту для контроля завершения перевозки.
Мобильное рабочее место водителя
Смартфон помогает водителю работать с документами без бумажной папки и звонков диспетчеру по каждому статусу.
Список документов
Водитель видит назначенные путевые листы и перевозочные документы в пределах выданных прав.
Уведомления
Приложение сообщает о новых документах и действиях, которые нужно выполнить по рейсу.
Предъявление QR-кода
В предусмотренном сценарии водитель открывает QR-код электронного путевого листа для проверки.
Данные ГСМ
При включенной настройке водитель может вносить предрейсовые и послерейсовые показатели и сведения о заправках.
Фактические события
Поддерживаемые действия выполняются в момент погрузки, доставки или возвращения автомобиля.
Связь с диспетчером
Статусы документов позволяют офису видеть незавершенные этапы и оперативно разбирать исключения.
Одометр, топливо и контроль затрат
ЭПЛ может стать источником фактических данных, но управленческий учет требует корректного сопоставления с рейсом и автомобилем.
Одометр при выезде
Показание фиксируется до начала работы транспортного средства на линии.
Одометр при заезде
Итоговое значение используется для расчета фактического пробега и контроля расхождений.
Остаток топлива
При наличии функции можно учитывать начальные и конечные показатели по правилам компании.
Заправки
В рейсе могут фиксироваться количество топлива и другие доступные сведения о заправочных операциях.
Нормативный расход
Расчет норм выполняется в учетной системе или TMS по утвержденной в компании методике.
Фактический расход
Данные ЭПЛ сопоставляются с пробегом, заданиями, топливными картами и внутренним учетом.
Расхождения
Настраиваются допустимые отклонения и уведомления ответственным сотрудникам.
Отчетность
Закрытые документы передаются в учет для анализа рейсов, транспорта и затрат.
Интеграция с TMS, 1С и ERP
Исходные данные остаются в транспортной или учетной системе, а ЭПД возвращает юридически значимые статусы и результаты.
Интеграция с 1С
Рейсы, автомобили, водители и контрагенты используются для формирования ЭПЛ и ЭТрН в поддерживаемой конфигурации.
ЭПД в 1СИнтеграция с TMS
Транспортная система передает задания, назначения и маршруты, а получает идентификаторы и статусы документов.
Интеграция по APIФайловый коннектор
Подходит для пакетной выгрузки рейсов и загрузки результатов без разработки полного API-клиента.
Коннектор для ЭПДВеб-сервис
Используется для быстрого старта, отдельных подразделений или операций, которые пока не автоматизированы.
Работа в браузереСинхронизация справочников
Настраиваются соответствия организаций, подразделений, автомобилей, прицепов, водителей и сотрудников.
Мониторинг обмена
Очереди, ошибки, просроченные действия и повторные попытки контролируются централизованно.
Подписи, полномочия и замещение
Для бесперебойного выпуска транспорта недостаточно назначить пользователей — нужно подготовить резервный процесс.
Матрица ролей
Для каждого подразделения указываются диспетчеры, медработники, механики, одометристы и контролеры.
Электронные подписи
Проверяются сертификаты, срок действия, рабочие места и допустимые способы подписания.
Машиночитаемые доверенности
Для сотрудников определяются необходимые полномочия и порядок использования МЧД.
Замещение
На смену, отпуск и болезнь назначаются резервные сотрудники с заранее настроенными правами.
Несколько парков
Доступы разделяются по организациям, подразделениям, колоннам или площадкам.
Контроль завершения
Ответственный видит документы без обязательной подписи и рейсы, которые не закрыты вовремя.
Исключения и нештатные ситуации
Регламент должен объяснять сотрудникам, что делать при сбое до выпуска автомобиля и во время рейса.
Нет медработника
Используется заранее согласованный процесс замещения или взаимодействия с уполномоченной медицинской организацией.
Нет механика
Назначается другой сотрудник с необходимой квалификацией, правами и средствами подписания.
Не работает подпись
Проверяются сертификат, МЧД, доступ к организации и рабочее место; автомобиль не выпускается по незавершенному процессу.
Нет связи у водителя
Порядок предъявления и доступность документа проверяются до выезда с учетом возможностей выбранного решения.
Замена автомобиля
Изменения в рейсе и документах вносятся по поддерживаемому сценарию до выполнения соответствующих действий.
Замена водителя
Нужно учесть новый допуск, медицинский осмотр и корректное продолжение либо переоформление документа.
Этапы внедрения ЭПД в автопарке
Запуск удобнее проводить на одном подразделении и типовом маршруте, а затем масштабировать.
- Описать автопаркорганизации, подразделения, площадки, транспорт, прицепы, водители и смены
- Разделить сценариисобственные хозяйственные перевозки и перевозки по договорам с другими лицами
- Определить документыгде нужен ЭПЛ, где оформляется ЭТрН и какие связанные ЭПД используются
- Настроить ролидиспетчеры, медработники, механики, одометристы, водители и контролеры
- Подготовить подписисертификаты, МЧД, рабочие места, мобильный доступ и замещение
- Настроить интеграциюпередача рейсов и возврат статусов в 1С, TMS или ERP
- Провести пилотнесколько рейсов с разными водителями, осмотрами и вариантами завершения
- Масштабироватьподключить остальные подразделения и включить контроль показателей
Чек-лист готовности автопарка
Проверьте людей, процессы и системы до перехода на рабочие электронные документы.
□ Сценарии разделены
Понятно, где собственная перевозка, а где договор.
□ Автопарк загружен
Транспорт и прицепы есть в справочнике.
□ Водители добавлены
Данные и доступы сотрудников проверены.
□ Диспетчеры назначены
Основные и резервные сотрудники готовы.
□ Медосмотры настроены
Есть исполнители, подписи и график.
□ Техосмотры настроены
Контролеры имеют нужные полномочия.
□ Одометр распределен
Понятно, кто вносит показания.
□ ГСМ определены
Выбран источник и правила учета топлива.
□ Мобильный доступ проверен
Водители умеют открыть документ и QR-код.
□ Интеграция протестирована
Рейсы и статусы передаются без дублей.
□ Исключения описаны
Есть регламент замен и технических сбоев.
□ Пилот завершен
Документы проходят полный маршрут.
Частые вопросы об ЭПД для собственного автопарка
Нужна ли ЭТрН при перевозке собственного груза собственным транспортом?
Если одно юридическое лицо перевозит собственный груз своим транспортом без договора перевозки, транспортная накладная обычно не оформляется. Для перевозки по договору между разными лицами необходимость ЭТрН определяется договорной схемой.
Обязательно ли оформлять путевой лист только электронно?
Нет. Путевой лист может быть бумажным или электронным. Выбранный электронный документ передается через оператора ИС ЭПД.
Кто участвует в оформлении ЭПЛ?
Обычно диспетчер, медицинский работник, механик или контролер, одометрист и водитель. Права и подписи настраиваются по ролям.
Можно ли водителю работать через смартфон?
Да, если решение поддерживает мобильный сценарий. Водитель может получать документы, показывать QR-код и выполнять разрешенные действия.
Как фиксируются медосмотр и техосмотр?
Уполномоченные специалисты заполняют и подписывают предназначенные для них разделы ЭПЛ.
Можно ли учитывать одометр и ГСМ?
В ЭПЛ фиксируются показания одометра при выезде и заезде. Учет топлива и заправок зависит от возможностей сервиса и настроенных прав.
Можно ли интегрировать документы с 1С или TMS?
Да. Система может передавать рейсы и справочники, создавать ЭПД и получать обратно статусы и ошибки.
Как совместить ЭПЛ и ЭТрН?
Документы используют общие данные рейса, но имеют разное назначение и самостоятельные маршруты подписания.
Подключить ЭПД для собственного автопарка
Расскажите о количестве автомобилей, рейсах, медосмотрах, техническом контроле и учетной системе. Предложим схему пилотного запуска.
Связаться напрямую
- Телефон
- +7 950 951-2-159
- admin@roccos.ru
- Время работы
- ПН–ВС, 09:00–18:00
Для первичной оценки подготовьте схему юридических лиц, размер автопарка, число рейсов, список участников ЭПЛ и название учетной системы.